Fondé par une résolution de l’assemblée générale en 1966, (UNCDF) met les finances publiques et privées au service des pauvres dans les 46 pays les moins avancés du monde. Avec son mandat de capital et ses instruments, l’UNCDF propose des solutions financières qui tentent de mobiliser des ressources publiques et privées, tant au niveau international que national, pour réduire la pauvreté et soutenir le développement économique local.
ÉTENDUE DES TRAVAUX
L’UNCDF recherche un analyste de programme régional pour soutenir la mise en œuvre des activités LoCAL dans la région de l’Afrique de l’Ouest. L’analyste de programme régional fournira un soutien efficace à la gestion des pays LoCAL de la région, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Assure l’administration et la mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle et financière, adapte les processus et procédures pour le portefeuille régional.
- Gérer l’administration des budgets et assurer une gestion financière optimale du programme et des services financiers pour les bureaux régionaux et nationaux LOCAUX et fournir des services opérationnels de finance et d’administration aux bureaux de pays LoCAL dans la région de l’Afrique de l’Ouest.
- Fournit des services et des conseils en matière de gestion des achats.
- Met en œuvre une approche structurée pour l’organisation de conférences et d’événements.
- Assurer la facilitation du renforcement et du partage des connaissances dans les bureaux de pays LoCAL de la région.
Assure l’administration et la mise en œuvre des stratégies de gestion opérationnelle et financière, adapte les processus et procédures en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :
- Assurer le plein respect des règles, réglementations et politiques de l’UNCDF en matière d’activités financières, d’enregistrement/de reporting financier et de suivi des recommandations d’audit.
- Mettre en œuvre des contrôles internes efficaces et le bon fonctionnement d’un système de gestion financière orienté client.
- Analyser la cartographie des processus opérationnels financiers et l’élaboration du contenu des procédures opérationnelles standard internes en finance en consultation avec la direction du bureau.
- Mettre en œuvre et gérer les paiements dans le cadre des accords de partage des coûts et des fonds fiduciaires, et élaborer les conditions de contribution dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du FENU.
- Soutenir la gestion financière des conventions de subvention.
- Entreprendre l’analyse et le suivi continus de la situation financière, la présentation des prévisions des projets de développement et de gestion, le suivi des rapports d’exceptions financières pour les activités inhabituelles, les transactions.
- Élaborer des propositions et mettre en œuvre des stratégies d’économie et de réduction des coûts en consultation avec la direction du bureau.
Gérer l’administration des budgets et assurer une gestion financière et des services financiers optimaux du programme pour les bureaux régionaux et nationaux de LoCAL et fournir des services financiers et administratifs opérationnels aux bureaux de pays LoCAL dans la région :
- Coordonner la planification budgétaire avec les équipes pays de la région responsable et coordonner la finalisation du budget annuel pour les projets LoCAL actuels et nouveaux pour les pays de la région ; détermination des révisions requises ; coordination des exercices de rééchelonnement obligatoire et budgétaire, clôture des projets pour les pays de la région.
- Créez de nouveaux projets et récompenses quantiques et préparez et modifiez les budgets de projet dans Quantum.
- Mettre en œuvre le mécanisme de contrôle budgétaire et financier pour les projets de développement en surveillant la préparation et les modifications des budgets, l’état budgétaire par rapport aux liquidités disponibles, afin de garantir des fonds suffisants pour la mise en œuvre des projets et la tenue à jour du rapport sur la situation financière du pays et de la région.
- Présenter des informations approfondies pour la planification des ressources financières du programme LoCAL dans la région responsable et les pays de la région, y compris préparer des rapports contenant une analyse de la situation financière à l’aide de données quantiques.
- Élaborer le rapport financier du projet (trimestriel et annuel) en fournissant des informations sur l’avancement du projet, les problèmes opérationnels et les décaissements, y compris le rapport financier des donateurs.
- Gestion de la base de données des donateurs LoCAL pour les pays de la région responsable, y compris la maintenance hors ligne et dans la gestion des contrats/attributions de Quantum, en assurant et en mettant en œuvre le système de suivi des revenus.
- Coordonner les revenus des projets pour les comptes clients avec les collègues FMS pour les projets LoCAL dans la région et assurer le suivi avec les partenaires sur les contributions. Identification en temps opportun des revenus reçus des donateurs et assurer l’enregistrement des revenus dans le projet approprié pour le portefeuille dans la région responsable.
- Responsable de la clôture financière appropriée des activités du programme pour les pays de la région responsable.
- Coordonner les décaissements pour le projet et fournir des mises à jour régulières sur l’état d’avancement de l’équipe de gestion du projet. Cela comprend la prise de mesures correctives en temps opportun sur les erreurs de vérification du budget, les exceptions de correspondance, les décaissements non approuvés et la réponse rapide aux demandes du CO/HQ pour résoudre les problèmes de données financières.
- Superviser le contrôle approprié des pièces justificatives des paiements, en garantissant le système de classement approprié dans la base de données LoCAL et les copies électroniques/papier.
- Gérer et assurer le contrôle approprié des pièces justificatives des paiements, l’examen des rapports financiers des projets, y compris le rapport de livraison financière du partenaire du programme et les audits.
- Assurer la bonne réception des biens et services et l’établissement des régularisations.
- Coordonner la gestion des actifs dans les bureaux de pays LoCAL de la région, diriger la préparation et la soumission des rapports d’inventaire périodiques, coordonner la vérification physique des articles en stock, y compris la tenue d’un registre et la maintenance des actifs et fournitures du bureau et la participation à l’inventaire physique périodique du bureau et aux exercices de vérification des actifs. .
- Assurer l’assurance qualité et examiner le journal quotidien des véhicules du projet et la consommation d’essence renseigné par le bureau de pays et assurer la disponibilité des mises à jour et de la maintenance du rapport sur l’historique des véhicules des programmes de pays dans la région.
Fournit des services aux fournisseurs d’approvisionnement et une assistance au paiement des fournisseurs, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Fournir des conseils au personnel du projet sur la mise en œuvre courante des projets.
- Présenter les informations pour les audits, soutenir la mise en œuvre des recommandations d’audit.
- Gérer le plan d’approvisionnement du projet et soutenir l’achat en temps opportun de services et de biens. Créer des demandes d’achat/un registre des réceptions de marchandises dans Quantum.
- Paiement complet des services et des biens rendus.
- Assurer la liaison avec le FMS de l’UNCDF et les bureaux de pays du PNUD pour fournir un soutien en matière d’approvisionnement.
- Rédiger des spécifications et des termes de référence pour les besoins en matière d’approvisionnement du bureau
- Gérer et maintenir la base de données de gestion des contrats pour le suivi des contrats.
Met en œuvre une approche structurée pour l’organisation de conférences et d’événements, axée sur l’atteinte des résultats suivants :
- Planifier et coordonner avec le personnel technique/programme concerné la préparation des événements, y compris les travaux préparatoires opérationnels tels que le budget de l’atelier/de l’événement, le processus de demande d’avance de fonds, le lieu de l’événement et le soutien aux participants à la réunion, assurer les achats et le paiement en temps opportun aux fournisseurs relatifs au événements
- Planifier et coordonner la planification et la livraison des événements physiques et virtuels en étroite collaboration avec les équipes concernées.
- Tenir à jour les listes des partenaires de haut niveau de LoCAL, les listes téléphoniques, les responsables gouvernementaux et les chefs des agences des Nations Unies.
- Gérer la planification opérationnelle et la mise en œuvre des événements, y compris la coordination des contributions des parties prenantes, les invitations et les inscriptions, ainsi qu’un soutien technique à l’élaboration des ordres du jour des événements.
- Fournir un soutien logistique à l’organisation de conférences et aux déplacements des officiers d’état-major, aux ateliers et aux retraites.
- Effectuer d’autres tâches liées au travail assignées par le superviseur.
Assurer la facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances dans les bureaux de pays LoCAL de la région, en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :
- Organiser des formations pour le personnel des opérations/projets sur la gestion financière et administrative.
- Synthétiser les leçons apprises pertinentes et les meilleures pratiques du programme.
- Fournir des conseils au personnel du projet sur la mise en œuvre courante des projets.
- Fourniture d’orientations opérationnelles au bureau.
- Traiter et gérer les préparatifs de voyage, diffuser les informations relatives aux voyages et soutenir l’équipe dans les processus d’indemnité journalière supplémentaire (DSA) et les demandes de remboursement de voyage.
- Traiter et gérer les préparatifs de voyage, diffuser les informations relatives aux voyages et soutenir l’équipe dans les processus d’indemnité journalière supplémentaire (DSA) et les demandes de remboursement de voyage.
- Gérer la logistique des réunions de projet, des ateliers et des séminaires
- Organiser les expéditions, les modalités de dédouanement, préparer les documents d’expéditions (envoi et réception)
Impact des résultats :
Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité globale des pays LoCAL dans la région responsable en matière de gestion programmatique, financière et opérationnelle et sur le succès de la mise en œuvre des stratégies opérationnelles. Une analyse et une présentation précises des informations financières renforcent la crédibilité de l’UNCDF dans l’utilisation des ressources financières et la bonne gestion des processus financiers. Les informations fournies facilitent la prise de décision de la direction.
ARRANGEMENT INSTITUTIONNEL
L’analyste de programme régional relèvera principalement de l’analyste de programme, P2 (Secrétariat mondial et lien hiérarchique secondaire du spécialiste de la gestion de programme (P4), basé à Abidjan. Le titulaire travaillera en étroite collaboration avec le personnel des opérations, du programme et du projet à les bureaux de pays du FENU dans la région, les bureaux régionaux du FENU et les bureaux du siège pour échanger des informations et garantir une prestation de services et des rapports excellents et cohérents.
COMPÉTENCES
| Obtenez des résultats : | NIVEAU 2 : Développer les solutions et simplifier les processus, équilibrer vitesse et précision dans l’exécution du travail. |
| Pensez de manière innovante : | NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/ouvert à de nouvelles approches, démontrer une pensée systémique/intégrée. |
| Apprendre en continu | NIVEAU 2 : Sortir de la zone de confort, apprendre des autres et soutenir leur apprentissage. |
| Adaptez-vous avec agilité | NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement. |
| Agir avec détermination | NIVEAU 2 : Capable de persévérer et de gérer simultanément plusieurs sources de pression. |
| S’engager et s’associer | NIVEAU 2 : Est un facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, construit/entretient des coalitions/partenariats. |
| Favoriser la diversité et l’inclusion | NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour combler les différences, prendre en compte la prise de décision . |
Compétences en gestion des personnes :
Les compétences en gestion des personnes du PNUD peuvent être trouvées sur le site dédié .
Compétences transversales et techniques :
Domaine thématique / Nom / Définition
Gestion d’entreprise
Gestion des opérations :
- Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus commerciaux de l’organisation afin de convertir ses actifs en meilleurs résultats de la manière la plus efficace. Connaissance des concepts et mécanismes pertinents.
Satisfaction Client / Gestion Client :
- Capacité à répondre en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients.
- Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service client.
- Recherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.
Finance
Planification financière et budgétisation :
- Capacité à prendre en charge les aspects budgétaires de la planification du travail, des processus, de l’élaboration et de la gestion des budgets d’équipe.
- Capacité à créer et à gérer des processus pour atteindre les objectifs financiers à long et à court terme du PNUD, notamment par le biais de la planification, de la budgétisation, des prévisions, de l’analyse et du reporting.
Approvisionnement
Gestion des risques d’audit :
- Capacité à résoudre les problèmes d’audit soulevés au cours d’un audit et à proposer des solutions afin de garantir l’obtention d’une opinion d’audit véridique et équitable.
Procure-to-Pay :
- Connaissance des cycles, des concepts, des principes et des politiques d’achat au paiement, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.
La gestion des contrats :
- Connaissance des concepts, principes et méthodes de gestion des contrats et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.
Administration et opérations
Gestion des documents et dossiers :
- Gestion globale des documents (matériels ou électroniques) ; politique de registre et de conservation, y compris le stockage et l’archivage
QUALIFICATIONS MINIMALES DU NPSA RÉUSSI :
| Min. Exigences en matière de formation | -Un diplôme professionnel en comptabilité d’un institut de comptabilité accrédité au niveau international, et/ouUn diplôme universitaire avancé (maîtrise) en finance et/ou comptabilité est requis. Les candidats possédant des qualifications professionnelles en comptabilité d’un institut de comptabilité accrédité au niveau international auront un net avantage.-Les candidats sans qualification professionnelle en comptabilité, mais titulaires d’un diplôme avec spécialisation en comptabilité et/ou finance doivent suivre le programme de formation et de certification en finance (FTCP), s’ils sont recrutés.-Les candidats satisfaisant aux deux critères ci-dessus sont dispensés de passer le test avancé de comptabilité et de finance (AAFT) du PNUD. |
| Min. années d’expérience professionnelle pertinente | Une expérience pertinente (avec une maîtrise) ou 2 ans d’expérience (avec un baccalauréat) à des responsabilités progressives en matière de gestion administrative, financière ou d’expérience en matière de programme est requise au niveau national ou international ; |
| Compétences requises | Expérience antérieure dans la coordination des rapports des donateurs et dans le soutien à la surveillance ou à un projet dirigé par les donateurs ;Capacité/expérience démontrée dans l’élaboration et l’analyse de budgetsUne expérience des normes IPSAS et/ou IFRS est requise pour les candidats externes. |
| Compétences souhaitées en plus des compétences couvertes dans la section Compétences | Expérience dans la gestion financière, la planification et l’analyse des ressources, la supervision de l’assurance qualité et le suivi étroit des dépenses d’un projet de développement.Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.), dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web et connaissance avancée des progiciels de feuilles de calcul et de bases de données.Expérience dans le suivi et l’analyse des budgets et des dépenses de projets, de préférence au niveau mondialLa connaissance et l’expérience des systèmes et politiques des Nations Unies et du secteur du développement international, y compris les systèmes et réglementations financières/comptables ATLAS/Quantum, sont un atout.Connaissance approfondie des progiciels de feuilles de calcul et de bases de donnéesUne expérience préalable dans l’organisation des aspects financiers et opérationnels des voyages et des événements est un atout.Une expérience en gestion d’équipe est un atout. |
| Langue(s) requise(s) | La maîtrise du français est une exigence.La connaissance de l’anglais est souhaitée. |
Les documents suivants seront exigés des candidats :
a) P11 (CV rempli en ligne ), indiquant tous les postes occupés précédemment et leurs principales fonctions sous-jacentes, leur durée (mois/année), leurs qualifications, ainsi que les coordonnées du candidat (e-mail et numéro de téléphone), et au moins trois (3) références professionnelles les plus récentes des superviseurs précédents. Les références peuvent également être des pairs.
b) Les managers peuvent demander (de manière ponctuelle) tout autre document permettant une évaluation préalable de la pertinence de l’expérience du candidat, tel que des rapports, présentations, publications, campagnes ou autres documents.
c) Les non-ressortissants doivent également inclure dans leur demande une demande de toute information juridique ( permis de séjour et permis de travail ) relative au travail dans le pays.
