L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) joue un rôle majeur dans la concrétisation de l’Agenda 2030 grâce à son Cadre stratégique. Elle œuvre en faveur de la transition vers des systèmes agroalimentaires accrus en efficacité, inclusivité, résilience et durabilité. L’objectif est d’améliorer la production, la nutrition, l’environnement et la qualité de vie, en veillant à ce que personne ne soit laissé pour compte.
Informations sur l’emploi
Titre du Poste : Assistant(e) de bureau
Année d’Expérience Requise : 2 ans
Lieu du Travail : Kinshasa, RDC
Date de Soumission : 05/09/2023
Cadre organisationnel
L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) soutient la transformation des systèmes agroalimentaires afin de les rendre plus efficaces, inclusifs, résilients et durables, dans le but d’améliorer la production, la nutrition, l’environnement et les conditions de vie, en veillant à ce que personne ne soit exclu.
Le poste est basé au Siège de la représentation de la FAO à Kinshasa, en République démocratique du Congo.
Objectif principal
L‘assistant(e) de bureau est responsable de la réalisation des opérations administratives courantes et des fonctions de soutien administratif, contribuant ainsi au bon déroulement des activités de l’unité de travail.
Supervision reçue/exercée
L’assistant(e) de bureau rend compte à un ou plusieurs membres du personnel professionnel et reçoit des orientations de la part d’un(e) assistant(e) de bureau de grade supérieur ou d’un cadre supérieur. Dans le cadre des questions courantes, il ou elle agit de manière indépendante, mais consulte le ou la superviseur(se) pour les questions ou procédures nouvelles et/ou plus complexes. La supervision implique la fourniture de conseils techniques et d’instructions sur les procédures à suivre, ainsi qu’une formation sur le terrain
Description de l’emploi
AVIS IMPORTANT : Veuillez noter que la date et l’heure de fermeture affichées ci-dessus sont basées sur les paramètres de date et d’heure de votre appareil personnel.
Le personnel de la catégorie des services généraux est recruté localement dans la zone de l’emplacement principal, où se trouve le bureau.
- La FAO s’engage à atteindre la diversité de la main-d’œuvre en termes de sexe, de nationalité, d’origine et de culture.
- Les candidatures féminines qualifiées, les ressortissants qualifiés de Membres non représentés ou sous-représentés et les personnes handicapées sont encouragés à postuler.
- Toute personne travaillant pour la FAO est tenue de adhérer aux normes les plus élevées d’intégrité et de conduite professionnelle et défendre les valeurs de la FAO.
- La FAO, en tant qu’institution spécialisée des Nations Unies, a une politique de tolérance zéro pour les comportements incompatibles avec son statut, ses objectifs et son mandat, y compris l’exploitation sexuelle. et abus, harcèlement sexuel, abus d’autorité et discrimination.
- Tous les candidats sélectionnés seront soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.
- Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
- Le personnel de la FAO est soumis à l’autorité du Directeur général, qui peut les affecter à n’importe quelle activité ou bureau de l’Organisation.
Relations de travail
L’assistant(e) de bureau interagit avec un ensemble de collègues au sein de l’unité administrative. Ces interactions consistent en échanges d’informations courantes et en apport de services d’appui administratif standard.
Fonctions et résultats essentiels
Rédiger, taper à la machine et mettre en forme la correspondance courante ; mettre en forme des tableaux, rapports, présentations, publications et autres documents.
• Recevoir, filtrer et rediriger les appels téléphoniques et les visiteurs ; répondre aux demandes courantes, internes et externes, et/ou les renvoyer vers les unités/contacts compétents.
• Saisir, extraire, structurer et mettre à jour des informations et données provenant de diverses sources (par exemple Intranet, Internet, archives, etc.); présenter les résultats dans un format standard.
• Créer et tenir des archives et des systèmes de référence selon les procédures standards.
• Lancer, vérifier et suivre un ensemble d’opérations administratives dans les systèmes informatisés relatifs aux finances, aux voyages et aux ressources humaines.
• Apporter un appui à l’organisation et à la gestion de réunions, ateliers et manifestations (par exemple prendre les dispositions voulues concernant les salles de réunion et autres installations).
• Aider à l’organisation des voyages : transport, logistique, hébergement et documents.
• Assurer la disponibilité des fournitures de bureau et veiller au bon entretien du matériel de bureau.
• S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.
Impact du travail
L’assistant(e) de bureau participe au sein d’une équipe à la fourniture de services de bureau et de services d’appui administratif. Ses actions influent sur l’unité de travail dans son ensemble.
CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR – Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants :
- Formation : Éducation de niveau de fin d’études secondaires.
- Expérience : Deux ans d’expérience significative dans le travail d’appui administratif.
- Connaissances linguistiques : Connaissance pratique (niveau C) du français.
- Compétences informatiques : Connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.
Résidence : Le personnel des services généraux est recruté localement. Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa / permis de travail existant et résider à une distance de trajet du lieu d’affectation au moment de la candidature. « Distance de trajet » désigne la distance à l’intérieur de laquelle les membres du personnel peuvent se déplacer quotidiennement entre leur lieu de travail et leur résidence.
Compétences
- Être axé(e) sur les résultats • Travail d’équipe • Communication • Établir des relations constructives • Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques
- Connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
- Connaissance des systèmes institutionnels informatisés de gestion financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures et fonctionnements administratifs.
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES – OPTIONNEL
- Connaissance pratique (niveau C) de l’une des autres langues de la FAO (anglais, arabe, chinois, russe, espagnol), de préférence de l’anglais.
- Connaissance de la structure de l’Organisation.
Le personnel de la FAO doit adhérer aux valeurs d’engagement de la FAO envers la FAO,
Respect de tous et Intégrité et Transparence
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
• La FAO ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement)
• Veuillez noter que la FAO ne prend en compte que les diplômes d’enseignement supérieur obtenus auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU) / Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). La liste peut être consultée sur http://www.whed.net/
La durée de l’engagement des candidats internes à la FAO sera établie conformément aux politiques applicables relatives à la prolongation des engagements La nomination sera soumise à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination, à l’accréditation, à toute exigence de résidence ou de visa et aux habilitations de sécurité. • Le personnel des services généraux est recruté localement.Pour être éligibles à ce poste, les candidats doivent être ressortissants du pays du lieu d’affectation ou posséder un visa / permis de travail existant, et résider à une distance de navettage du lieu d’affectation au moment de la candidature. « Distance de navettage » désigne la distance au sein duquel les agents peuvent se déplacer quotidiennement entre leur lieu de travail et leur résidence. • Aucun avantage international ne sera payable car les candidats sélectionnés sont recrutés localement et payés dans la monnaie locale du lieu du bureau • Pour plus d’informations, visitez le site Web de l’emploi de la FAO :http://www.fao.org/employment/home/en/
RÉMUNÉRATION
Une rémunération et des avantages sociaux concurrentiels sont offerts. Pour plus d’informations sur les salaires, indemnités et avantages de l’ONU, cliquez sur le lien suivant :
http://www.un.org/Depts/OHRM/salaries_allowances/salary.htm
COMMENT POSTULER
- Pour postuler, visitez le site Web de recrutement à Emplois à la FAO et complétez votre profil en ligne.
- Une fois terminé, veuillez postuler et soumettre votre candidature, avec les certificats de langue en pièces jointes.
- Seuls les certificats de compétence linguistique des prestataires externes accrédités par l’ONU et/ou les examens officiels de langue de la FAO (LPE, ILE, LRT) seront acceptés comme preuve du niveau de connaissance des langues indiqué dans les candidatures en ligne.
- La FAO se réserve le droit de demander aux candidats d’entreprendre un test de langue à l’avenir, le cas échéant
- Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte
Les candidats peuvent être invités à fournir des évaluations de performance et l’autorisation d’effectuer des contrôles de vérification du travail passé et présent, du caractère, de l’éducation, des dossiers militaires et de police pour vérifier toutes les informations pouvant être pertinentes pour les qualifications professionnelles.
- Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte .
- Les informations personnelles fournies sur votre candidature peuvent être partagées au sein de la FAO et avec d’autres sociétés agissant au nom de la FAO pour fournir des services de soutien à l’emploi tels que la présélection des candidatures, les tests d’évaluation, la vérification des antécédents et d’autres services connexes. Il vous sera demandé de donner votre consentement avant de soumettre votre candidature.Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, en retirant votre candidature, auquel cas la FAO ne pourra plus examiner votre candidature.
- Seules les candidatures reçues via le portail de recrutement seront prises en compte Votre candidature sera examinée en fonction des informations fournies dans votre profil en ligne
- Nous encourageons les candidats à soumettre leur candidature bien avant la date limite.
- Si vous avez besoin d’aide, veuillez contacter :Careers@fao.org
LA FAO EST UN ENVIRONNEMENT NON-FUMEUR
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