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Informations sur l’emploi
Titre du Poste : Associé administratif, (GS6)
Niveau Requis : Diplôme d’études secondaires
Année d’Expérience Requise : 6 ans
Lieu du Travail : Burkina-Faso
Date de Soumission : 11/03/2024
Description de l’emploi
Principales Tâches et Responsabilités
Protocole
- Assurer la liaison et le suivi avec le Ministère des Affaires Étrangères, de la Coopération Régionale et des Burkinabè de l’Extérieur tout ce qui concerne les autorisations de poste pour les personnes nouvellement affectées ;
- Assurer la communication et le suivi avec le Ministère des Affaires Étrangères, de la Coopération Régionale et des Burkinabè de l’Extérieur de toutes les formalités requises pour le séjour du personnel international et en cas de besoin, des personnes à leur charge :
- Coordonner avec les autorités aéroportuaires pour obtenir les diverses autorisations, les détails de sécurité pour les VIP, etc afin de fournir des services d’accueil et d’assistance aux missions entrantes et aux évacuations médicales.
- Coordonner avec le personnel le remplissage correct des formulaires de demande de visa, préparer les notes verbales, les demandes d’accord de visa, les lettres d’invitation et les soumettre aux ambassades, ministères et bureaux d’immigration concernés, et assurer un suivi permanent afin de garantir la délivrance en temps voulu des visas d’entrée, de séjour, ….
- Prévenir le personnel trois mois à l’avance de l’expiration de leur visa et veiller à ce que les demandes de prolongation de visa soient soumises en temps utile au Ministère des Affaires Étrangères, de la Coopération Régionale et des Burkinabè de l’Extérieur / Services de l’Immigration.
- Maintenir et garantir l’exactitude des données stockées dans la base de données contenant les informations pertinentes relatives aux membres du personnel et aux personnes à charge, ainsi que leurs droits, et assurer la récupération rapide des informations requises. Suivre les dates d’expiration des documents et des visas ;
- Préparer un tableau de suivi indiquant l’état des visas ainsi que les détails des passeports et le partager avec le superviseur sur une base hebdomadaire.
- Tenir à jour les dossiers des documents relatifs aux visas du personnel, des visiteurs et autres documents requis.
- Assurer la liaison avec les ambassades et consulats pour la délivrance de visas aux membres du personnel de l’UNICEF à l’entrée ou à destinations vers d’autres pays ;
- Se familiariser avec les exigences en matière de visa de tous les pays et partager les formulaires et les informations avec le personnel sur demande.
- Assurer la liaison et le suivi avec le Ministère des Affaires Étrangères et de la Coopération Régionale et des Burkinabè de l’Extérieur pour toutes les nouvelles circulaires ou révisions concernant les privilèges et immunités ;
Voyages & Transport
- Fournir un appui aux voyages des membres du personnel selon les règles et politiques de l’organisation ;
- Assurer la liaison avec les points de contact compétents en matière de voyages afin que l’organisation obtienne le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages ;
- Extraire, saisir, tenir à jour et vérifier l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l’organisation afin de garantir l’exactitude des transactions liées aux frais de voyage et aux déplacements du personnel ;
- Aider à la préparation des budgets relatifs aux frais de voyage et tenir à jour le plan de voyages et les dossiers de contrôle budgétaire ;
- Surveiller la certification des voyages et en rendre compte à l’équipe ;
- Gérer le carburant et générer la consommation mensuelle de carburant par véhicule et porter à l’attention du superviseur et du spécialiste administratif toute anomalie dans le schéma de consommation d’un véhicule ;
- Tenir/contrôler les dossiers relatifs aux dépenses de transport et fournir ces informations au chef d’unité sous la forme de rapports périodiques ;
- Aider à la programmation des voyages ;
- Coordonner et gérer les besoins de transport urbain.
Traitement des factures
- Collecter les factures, les analyser et les soumettre à approbation, ensuite assurer le traitement dans le système ERP ;
- Maintenir le système de suivi des factures & paiement, télécharger les fichiers électroniques nécessaires et vérifier les résultats dans le système de destination ;
- Répondre sur l’état de traitement des transactions des clients et à d’autres demandes de renseignements.
Exécuter toutes les autres tâches administratives, à la demande du superviseur, y compris l’appui dans la gestion des voyages, des transports, de la maintenance des véhicules et des autres services administratifs, lorsque nécessaire.
Pour être qualifié comme un champion pour chaque enfant, vous devez :
- Un diplôme de l’enseignement secondaire est requis, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires en diplomatie, relations internationales, développement, coopération internationale, administration publique, gestion, finance, comptabilité, administration des affaires, transport et logistique ;
- Avoir au moins 6 ans d’expérience professionnelle en gestion administrative, surtout dans le domaine de l’assistance administrative, la gestion des franchises et immunités diplomatiques, la gestion des voyages, de la gestion et l’entretien du bâtiment, la réparation et l’entretien des matériels et équipements, …
- Une bonne connaissance des relations internationales et de l’administration publique serait souhaitable ;
- Une excellente connaissance de la langue française
- Une bonne connaissance de l’Anglais (niveau intermediaire) est requis pour ce poste
- Une bonne connaissance des logiciels Informatiques
- Deadline: 11 Mar 2024 Greenwich Standard Time
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