Une organisation médicale recrute un responsable d’administration
Informations sur l’emploi
Titre du Poste : Responsable d’administration
Lieu du Travail : Nigéria
Description de l’emploi
ALIMA est une organisation médicale humanitaire créée en 2009. ALIMA est présente dans 11 pays d’Afrique, et son siège opérationnel se trouve à Dakar, Sénégal. En France, ALIMA est enregistrée comme association loi de 1901 et son siège se situe dans le 11ᵉ arrondissement de Paris.
ALIMA AU NIGERIA/KATSINA Contexte
La région nord-ouest du Nigéria – en particulier l’État de Katsina – fait face à une urgence nutritionnelle aggravée par de multiples crises. ALIMA a mené une mission d’évaluation rapide des besoins dans l’État de Katsina au cours du mois de décembre 2020 et 4 enquêtes nutritionnelles entre mars et mai 2022.
La prévalence de la malnutrition très aiguë constatée avant la période de soudure couplée aux multiples crises (violences contre les civils, conflit armé, conséquences du COVID, et inflation conduisant à l’insécurité alimentaire et à l’effondrement des programmes de nutrition) dans l’Etat, nous fait craindre un nombre sans précédent de cas de MAS et de décès associés chez les enfants de moins de 5 ans au cours de cette année 2021. Sur la base de ces enquêtes et des chiffres de population dans le LGA de Kaita, nous pouvons nous attendre pour les 6 prochains mois à près de 10 000 enfants en risque immédiat de décès dû à la malnutrition aiguë sévère, dont 2 000 qui nécessiteront une hospitalisation pour des soins intensifs. Il est nécessaire d’apporter immédiatement un soutien national et international au ministère de la santé de l’État de Katsina avant la période de soudure afin de réduire la mortalité :
Augmentation immédiate de la couverture en RUTF (pénurie actuelle) et validation urgente de l’usine de RUTF à Kano.
Augmentation immédiate du programme thérapeutique ambulatoire pour rattraper autant de cas de MAS que possible dans le LGA de Kaita.
Augmentation immédiate des soins hospitaliers pour les cas de MAS compliqués dans l’AGL de Kaita.
ALIMA propose de se concentrer sur le programme de soins ambulatoires et hospitaliers, en étroite collaboration avec le ministère de la santé de Katsina, en déployant une équipe d’urgence dédiée dans les zones d’intervention ciblées afin de fournir des soins de santé vitaux pendant la période de soudure, du 1er juin au 30 septembre.
Lieu de la mission : Nigeria, État de Katsina
PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ
Niveau 3 : Dans le cadre de ses fonctions, le titulaire visitera des programmes et entrera en contact avec des enfants et/ou des adultes vulnérables. Par conséquent, une vérification du casier judiciaire ou un certificat de bonne moralité sera exigé. En l’absence de casier judiciaire ou de certificat de moralité, une déclaration de bonne moralité sera exigée.
LIENS FONCTIONNELS ET HIÉRARCHIQUES
Rattachement hiérarchique (direct) : Coordinateur de projet
Rattachement hiérarchique (fonctionnel) : Administration, Finances et RH
Personnel lui rendant compte : 3
MISSION ET ACTIVITÉS PRINCIPALES
Il est responsable de l’administration, des finances et des ressources humaines du programme. En collaboration avec les gestionnaires de programme, il est responsable des dépenses et compile les rapports de suivi budgétaire pour chaque programme. Il/elle gère également les flux de trésorerie.
Il est responsable de la mise en œuvre des politiques de ressources humaines dans le projet et de la gestion administrative correcte de tout le personnel national travaillant dans le projet.
Conseiller le coordinateur de projet sur la mise en place (organigramme) et, avec le coordinateur des ressources humaines, mettre à jour l’organigramme du projet et les descriptions de poste.
En étroite coordination avec le coordinateur de projet et le coordinateur des ressources humaines, calculer les besoins opérationnels en ressources humaines et le budget associé afin d’assurer efficacement la taille et les capacités requises de la mission et de faciliter le suivi du budget.
Assurer l’embauche, effectuer les modifications et les formalités de résiliation de contrat pour les employés au niveau du projet, conformément à la législation locale du travail, archiver et mettre à jour les dossiers individuels des employés, les informer de leurs droits et préparer toutes les déclarations fiscales obligatoires, afin d’assurer la conformité légale.
Aider le coordinateur de projet et/ou les chefs d’équipe et les superviseurs à établir le planning annuel des congés et des roulements de personnel afin de prévoir les besoins en ressources humaines et d’assurer la disponibilité des ressources humaines pour les activités du projet.
Superviser/effectuer les procédures de paie, en veillant à ce que toutes les données relatives au calcul du salaire mensuel des employés nationaux du projet soient correctement saisies dans Homere (jours de congé, congés non rémunérés, congés de maladie, heures supplémentaires, avances sur salaire, etc.
Soutenir, en étroite coordination avec le coordinateur RH, les responsables de ligne du projet dans la détection des besoins de formation, dans l’évaluation correcte des performances des personnes et dans l’identification du potentiel, afin d’améliorer les capacités des personnes et leur contribution aux objectifs de la mission.
Planifier et superviser, en étroite coordination avec le coordinateur des ressources humaines, les processus associés (recrutement, formation/intégration, évaluation, détection du potentiel, développement et communication) du personnel sous sa responsabilité afin d’assurer à la fois la taille et la quantité de connaissances requises.
En collaboration avec le coordinateur de projet, soutenir les responsables hiérarchiques dans la mise en œuvre des politiques de communication interne afin de stimuler la participation active du personnel et l’engagement d’ALIMA.
En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et le HRCo, appliquer les procédures administratives de tout protocole d’accord en vigueur entre les partenaires locaux (par exemple, le ministère de la santé, etc.) et ALIMA.
En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et le HRCo, recherche les meilleures options pour éviter et/ou résoudre les éventuels conflits du travail dans le cadre du projet.
Veille à ce que tout le personnel du projet (national, international, régional, visites, etc.) soit correctement informé et/ou initié.
Est responsable de tous les mouvements et/ou de l’hébergement du personnel dans le cadre du projet.
Mettre en place des circuits et des workflows (gestion des caisses, transferts, avances, procédures d’achat, validations des paiements, suivi des paiements réguliers, conciliation bancaire) afin d’anticiper les dépenses au niveau du projet et d’optimiser les besoins en trésorerie et sa sécurité.
Mettre en œuvre et superviser les procédures et systèmes transactionnels afin d’assurer des pratiques comptables transparentes et une traçabilité documentaire complète (factures, reçus, relevés bancaires, etc.), en suivant les directives et règles d’ALIMA, et en utilisant les logiciels respectifs en place.
Veiller à ce que la clôture comptable mensuelle ait lieu et soit contrôlée, avec la qualité requise et dans les délais impartis.
En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et le coordinateur financier, analyser et suivre le budget du projet, afin de s’assurer que les fonds sont utilisés conformément aux contrats de financement et de proposer des mesures correctives.
Assurer l’ensemble des rapports RH, administratifs et financiers du projet (clôture mensuelle Homere et SAGA, SitReps, etc.).
Mise en œuvre de mesures préventives contre l’abus de pouvoir, la violence sexiste et sexuelle
S’assurer que son équipe, ses partenaires et les membres de la communauté sont au courant de la politique d’ALIMA et ont accès à l’information (mécanisme de plaintes, point focal…).
Facilite l’organisation de sessions de formation et de sensibilisation.
Applique les normes relatives à la prévention de l’abus de pouvoir, de la violence fondée sur le genre et de la violence sexuelle.
S’assurer que son équipe, ses partenaires et les membres de la communauté sont au courant de la politique d’ALIMA et ont accès à l’information (mécanisme de plaintes, point focal…).
Facilite l’organisation de sessions de formation et de sensibilisation.
Applique les normes relatives à la prévention de l’abus de pouvoir, de la violence fondée sur le genre et de la violence sexuelle.
S’assure que les membres de son équipe et ceux des partenaires impliqués dans le projet (Ministère de la Santé, partenaires nationaux, etc.) suivent les sessions de formation et de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus.
Contribue à créer et à maintenir un environnement favorable et protecteur pour son équipe, les membres de la communauté et les partenaires impliqués dans le projet.
Expérience et compétences
Diplôme universitaire en finance, administration et ressources humaines de préférence.
Expérience des ONG médicales internationales et de la gestion de projets souhaitable.
Maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit ; la maîtrise du français est un atout.
Maîtrise de MS Office, en particulier d’Excel et de Word.
Minimum d’un an d’expérience dans la gestion des finances et des ressources humaines.
Familiarité avec Saga (logiciel financier) et HIRS.
Conditions
Durée du contrat : Contrat de droit français ; durée du contrat : 6 mois, renouvelable.
Poste à pourvoir : DÈS QUE POSSIBLE
Salaire : en fonction de l’expérience
ALIMA prend en charge :
- les frais de voyage entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de la mission
- les frais de logement
- Couverture médicale du premier jour du contrat jusqu’à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé et sa famille
- l’évacuation du salarié.
Comment postuler ?
Pour postuler, veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation sur notre page emploi.
N.B : Les candidatures sont traitées dans l’ordre d’arrivée et nous nous réservons le droit de clôturer l’offre avant le terme initialement indiqué si une bonne candidature est retenue.
Seules les candidatures complètes (CV + réponse aux questions) seront prises en compte.
Seules les candidatures acceptées seront contactées.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
