L’Union européenne (UE) recrute pour ce poste
L’Union européenne (UE) est un partenariat économique et politique entre 27 pays européens. Elle joue un rôle important dans les affaires internationales à travers la diplomatie, le commerce, l’aide au développement et la collaboration avec des organisations mondiales. À l’étranger, l’UE est représentée par plus de 140 représentations diplomatiques, également appelées délégations de l’UE, qui ont une fonction similaire à celle d’une ambassade. Nous recherchons un professionnel éloquent et débrouillard, à l’aise dans un environnement multiculturel, doté d’un bon sens de l’initiative et capable de très bons résultats dans des délais courts.
Informations sur l’emploi
Titre du Poste : Agent de soutien bureautique
Année d’Expérience Requise : 4 ans
Lieu du Travail : Ghana
Date de Soumission : 15/03/2024
Description de l’emploi
| Groupe | AL-4 |
| Références e-Del-HRM et Sysper2 | e-Del-HRM n° 57044, Sysper Post n° 240692 |
| Section dans l’organigramme | Section administrative |
| Supérieur hiérarchique suivant (à qui rendre compte) | rapportant au chef de l’administration |
| Heures d’ouverture | 37,5 heures par semaine hors pauses déjeuner Temps plein |
| Environnement/conditions de travail | Environnement multiculturel |
| Objectif du travail | L’agent de soutien au bureau agira à titre de réceptionniste à la réception et fournira un soutien administratif et de secrétariat à la section administrative, selon les instructions du chef de l’administration. |
| Tâches principales | Tâches de la réception. Garder la zone de réception organisée et bien rangée à tout moment. Accueillir et assister les visiteurs externes de manière courtoise. Tenir un journal de bord précis des visiteurs venant à la réception. Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques. Recevoir et acheminer quotidiennement la correspondance entrante. Suivi avec DHL pour la réception et le départ de la valise Diplomatique hebdomadaire. Réservation de salles de réunion sur demande. Gérer les badges d’accès à tous les visiteurs (entrées et sorties)Tâches de soutien de bureau et de secrétariat. Superviser l’utilisation de la petite salle de réunion derrière la réception. Aider à l’enregistrement du courrier entrant dans l’application Ares. Préparer les dossiers pour les réunions (faire des copies, étiqueter les enveloppes), expédier le courrier sur demande, Préparer la correspondance pour signature avec la bonne mise en page et le bon format. Enregistrez les factures entrantes dans l’application ABAC. Gérer la livraison quotidienne des journaux et assurer la répartition au sein du Bureau. Gérer l’inventaire de l’eau potable et des fournitures nécessaires aux réunions internes; vérifier régulièrement les stocks, passer et accélérer les commandes, vérifier les fournitures à la livraison. Encoder les demandes de transport officiel dans l’application Chauffeurs et faire le suivi de l’approbation ;Tenir à jour la liste des missions pour les conducteurs. Réserver une voiture officielle/louer des voitures pour les missions sur demande. Assurer un soutien administratif et logistique pour l’organisation de réunions internes, de missions et de conférences sur demande ;Créer/mettre à jour la base de données de contacts des prestataires pour l’Administration. Mettre à jour la base de données des contacts de la Section. Recherche de prestataires de services appropriés sur Internet dans le cadre de marchés publics. Toute autre tâche assignée ou demandée par le chef de l’administration |
| Exigences professionnelles | Très bonnes compétences organisationnelles et rédactionnelles. Capacité à bien parler et à transmettre des informations clairement. Sens du devoir et de l’initiative. Des talents pour la résolution des problèmes. Capacité à travailler avec peu de supervision. Multitâche. Capacité à fournir un travail précis et de qualité sur des demandes à court terme |
| Exigences personnelles | Ponctuel. Attitude et apparence professionnelles. Débrouillard et pragmatique. Compétences professionnelles en service à la clientèle. Très discret dans le traitement des informations. Flexible et facilement adaptable à un environnement multidisciplinaire et multiculturel. Désireux d’apprendre et de développer de nouvelles compétences |
Spécifications du poste
| Exigence obligatoire | Actif | |
| Admissibilité | Ressortissant ghanéen. Les non-ressortissants doivent fournir un permis de séjour et de travail valide au moment de la demande. | |
| Qualifications | Diplôme en cours d’administration/secrétariat ou équivalent. | Expérience avérée en tant que réceptionniste à la réception et tâches de secrétariat |
| Expérience professionnelle | Minimum 4 ans d’expérience dans l’exécution des tâches mentionnées ci-dessus | Expérience professionnelle dans une organisation internationale. |
| La connaissance des langues | Excellent niveau d’anglais parlé et écrit (niveau C2) et au moins une langue locale | langue française |
Expérience utilisateur éprouvée avec MS Word, Excel et PowerPoint. Microsoft Outlook et services Internet.
comment s’inscrire
Les candidats intéressés doivent envoyer leur candidature et les pièces justificatives par email à : délégation-ghana-recruitments@eeas.europa.eu en indiquant comme objet : « Candidature : Office Support Agent – [Nom et prénom] ».
Les candidats présélectionnés seront invités à passer un test écrit. Seuls ceux qui réussissent l’épreuve écrite seront invités à un entretien. Le recrutement du candidat retenu sera soumis à l’aptitude médicale.
La candidature doit comprendre une lettre de motivation et un CV détaillé comprenant une référence professionnelle.
La date limite de dépôt des candidatures est le vendredi 15 mars 2024 à 13h00 (heure du Ghana).
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