Le Bureau de la FAO recrute pour 2 postes
Description du poste
Assistant achats (2 postes)
Date de clôture : 08/08/2023, 11:59:00
Type d’emploi : Opportunités pour les non-fonctionnaires
Durée du contrat : 6 mois, avec possibilité d’extension
La FAO recherche la diversité sexuelle, géographique et linguistique au sein de son personnel et de ses consultants internationaux afin de servir au mieux les membres de la FAO dans toutes les régions.
La FAO s’est engagée à assurer la diversité de son personnel en termes de sexe, de nationalité, d’origine et de culture.
Les candidatures féminines qualifiées, les ressortissants qualifiés des Membres non représentés ou sous-représentés et les personnes handicapées sont encouragés à postuler.
Toute personne travaillant pour la FAO est tenue d’adhérer aux normes d’intégrité et de conduite professionnelle les plus élevées et de respecter les valeurs de la FAO.
La FAO, en tant qu’institution spécialisée des Nations Unies, applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec son statut, ses objectifs et son mandat, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination.
Tous les candidats sélectionnés feront l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.
Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Le personnel de la FAO est soumis à l’autorité du Directeur général, qui peut l’affecter à n’importe quelle activité ou bureau de l’Organisation.
Cadre organisationnel
L’objectif principal des bureaux de pays de la FAO, qui sont dirigés par un Représentant de la FAO, est d’aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et à réduire la faim et la malnutrition, à développer les secteurs de l’agriculture, de la pêche et de la foresterie, et à utiliser leurs ressources environnementales et naturelles de manière durable. Le titulaire du poste travaillera au sein de la représentation de la FAO au Nigeria et devra soutenir la mise en œuvre du cadre du programme de pays de la FAO au Nigeria.
Liens hiérarchiques
Sous la supervision générale du Représentant de la FAO (FAOR) et la supervision directe du Spécialiste des achats, l’Assistant aux achats s’acquittera des tâches suivantes :
Objectif technique
Il/elle soutient et exécute les opérations d’achat quotidiennes, y compris les processus et fonctions spécialisés et complexes, en veillant à la cohérence, à la rapidité et à la conformité avec les règles, les procédures et les pratiques pertinentes. Il/elle fournit des conseils de procédure aux clients et au personnel de l’Organisation en ce qui concerne les règles et procédures de passation de marchés.
Tâches et responsabilités
- Aider l’associé chargé des achats à clôturer régulièrement les bons de commande et à assurer l’archivage approprié des dossiers d’achat, ainsi que le suivi de la base de données gérée par l’unité chargée des achats. L’assistant chargé des achats veillera à ce que la base de données soit alimentée en temps utile ;
- Aider le Chargé des achats à réaliser des études de marché pour les produits stratégiques de la FAO qui sont achetés sur les marchés locaux et internationaux par le biais de demandes d’information (RFI) et de manifestations d’intérêt (EOI), telles que les semences de cultures, les semences de légumes, les outils agricoles, les kits de pêche, en préparant des modèles, en lançant des appels d’offres sur le portail de la FAO, en aidant à l’ouverture et à l’évaluation. Sur la base des intérêts reçus, s’assurer que le codage et la base de données sont complétés pour tous les fournisseurs intéressés ;
- Assister le Chargé des achats dans la préparation d’un plan d’achat pour le bureau, en tenant compte des considérations stratégiques d’achat et de la gestion de la chaîne d’approvisionnement ;
- Se familiariser avec les règles et règlements de l’Organisation en matière d’achats (MS 502 et MS 507) et apporter son soutien aux collègues, le cas échéant ;
- Traiter les tâches générales liées aux achats, à la demande du spécialiste des achats, telles que l’examen de l’exhaustivité des demandes d’achat, la préparation des appels d’offres, des manifestations d’intérêt, des bons de commande, des contrats, des paiements en temps voulu et de la clôture des contrats dans les délais impartis ;
- Recueillir toutes les correspondances standard nécessaires concernant les questions liées aux achats et veiller à ce qu’une base de données appropriée de courriels et de communications standard fournis par le spécialiste des achats soit conservée sur le disque partagé de l’unité chargée des achats ;
- Créer des bons de commande et d’autres tâches liées à la passation de marchés dans le système de gestion des marchés publics (GRMS) ;
- Produire des rapports hebdomadaires sur la base de données des achats et son contenu et les soumettre au spécialiste des achats, avant les réunions hebdomadaires ; signaler toute information manquante relative aux performances et aux dossiers du fournisseur ;
- Aider à la préparation des calculs pour l’application des dommages-intérêts liquidés. Lorsque ceux-ci ne sont pas applicables, préparer toutes les justifications requises et les conserver dans le système ERP de la FAO ;
- Surveiller le portail des appels d’offres de l’UNGM et s’assurer que tous les appels d’offres attribués contiennent une communication aux soumissionnaires non retenus dans les meilleurs délais ;
- Soutenir les autres membres du personnel en cas de travail supplémentaire ou de tâches liées à la passation de marchés ;
- Considérer tous ceux à qui des services sont fournis comme des « clients » et chercher à voir les choses du point de vue des clients ;
- Établir et maintenir des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect ;
- Identifier les besoins des clients et leur proposer des solutions appropriées ;
- Suivre l’évolution du marché à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement du client afin de le tenir informé et d’anticiper les problèmes ;
- Tenir les clients informés des progrès ou des échecs des projets ;
- Respecter les délais de livraison des produits ou des services au client ;
- Maintenir des contacts réguliers avec ses pairs au sein de l’unité « Achats » et avec les clients, vendeurs et fournisseurs externes ;
- Établir et maintenir des partenariats productifs avec ses collègues et son superviseur en gagnant leur confiance et leur respect ;
- Veiller à ce que l’éthique et les normes de transparence les plus élevées soient respectées ;
- Servir d’exemple à ses collègues et aux vendeurs et partenaires externes ;
- S’acquitter de toute autre tâche connexe, le cas échéant.
LES CANDIDATS SERONT ÉVALUÉS EN FONCTION DES CRITÈRES SUIVANTS
Exigences minimales
- Le candidat doit être de nationalité nigériane ou résider légalement dans le pays.
- Le candidat doit être titulaire au minimum d’un diplôme ou d’une licence en passation de marchés, en administration ou dans un domaine similaire. Un certificat technique ou professionnel en passation de marchés est un atout supplémentaire
- Un minimum de cinq (5) ans d’expérience dans le domaine des achats, de la logistique, de l’administration ou dans un domaine connexe.
- Bonne connaissance de la (des) langue(s) locale(s) (niveau B) et connaissance pratique (niveau C) de la langue officielle de la FAO utilisée sur le lieu d’affectation (anglais).
Compétences essentielles de la FAO
- Orientation vers les résultats
- Travail d’équipe
- Communication
- Établissement de relations efficaces
- Partage des connaissances et amélioration continue
Compétences techniques/fonctionnelles
- Capacité à gérer des bases de données et à veiller à ce que l’unité soit correctement classée ; de bonnes compétences en Excel sont requises pour ce poste ; bonnes aptitudes rédactionnelles ;
- Bonnes compétences en communication, capacité à transmettre des informations complexes
- Une expérience préalable de travail avec des agences des Nations unies et des organisations internationales/ONG est souhaitable.
- Solides compétences en communication anglaise, tant à l’écrit qu’à l’oral
- Excellentes connaissances informatiques des applications MS Office et d’autres logiciels pertinents.
- Les femmes qualifiées sont vivement encouragées à postuler.
Veuillez noter que tous les candidats doivent adhérer aux valeurs de la FAO, à savoir l’engagement envers la FAO, le respect pour tous, l’intégrité et la transparence.
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
La FAO ne demande aucun frais à aucune étape du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement).
Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en compte. Si vous avez besoin d’aide ou si vous avez des questions, veuillez contacter : Careers@fao.org
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas acceptées.
Seuls les certificats de compétence linguistique délivrés par des prestataires externes accrédités par les Nations Unies et/ou les examens officiels de langue de la FAO (LPE, ILE, LRT) seront acceptés comme preuve du niveau de connaissance des langues indiqué dans les candidatures en ligne.
Pour d’autres questions, consultez le site Internet de la FAO consacré à l’emploi : http://www.fao.org/employment/home/en/
La nomination est subordonnée à la certification de l’aptitude médicale du candidat, à l’accréditation, à toute condition de résidence ou de visa, et à l’obtention d’une habilitation de sécurité.
COMMENT POSTULER
- Pour postuler, visitez le site web de recrutement Jobs de FAO et complétez votre profil en ligne. Nous recommandons vivement que votre profil soit précis et complet et qu’il comprenne vos antécédents professionnels, vos qualifications académiques et vos compétences linguistiques
- Les candidats sont priés de joindre une lettre de motivation à leur profil en ligne.
- Une fois votre profil complété, veuillez postuler et soumettre votre candidature.
- Veuillez noter que la FAO ne prend en compte que les diplômes d’enseignement supérieur obtenus auprès d’un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l’enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l’Association internationale des universités (AIU) / l’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO). Cette liste peut être consultée à l’adresse suivante : http://www.whed.net/
- Il peut être demandé aux candidats de fournir des évaluations de performance et l’autorisation de procéder à des vérifications du travail passé et présent, de la moralité, de l’éducation, des dossiers militaires et de police afin de s’assurer de toutes les informations qui peuvent être pertinentes pour les qualifications de l’emploi.
- Les candidatures incomplètes ne seront pas prises en considération.
- Les informations personnelles fournies dans votre candidature peuvent être partagées au sein de la FAO et avec d’autres sociétés agissant au nom de la FAO pour fournir des services d’aide à l’emploi tels que la présélection des candidatures, les tests d’évaluation, la vérification des antécédents et d’autres services connexes. Il vous sera demandé de donner votre consentement avant de soumettre votre candidature. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, en retirant votre candidature, auquel cas la FAO ne sera plus en mesure de prendre en compte votre candidature.
- Seules les candidatures reçues par l’intermédiaire du portail de recrutement de la FAO seront prises en compte.
- Votre candidature sera examinée sur la base des informations fournies dans votre profil en ligne.
- Nous encourageons les candidats à soumettre leur candidature bien avant la date limite de dépôt des candidatures.
Si vous avez besoin d’aide ou si vous avez des questions, veuillez contacter : Careers@fao.org
