Avis de recrutement : Un responsable logistique
Dans le cadre du développement de ses activités au Togo, La Chaîne de l’Espoir recrute :
Intitulé du poste : Responsable Logistique
Statut : CDD 01 an renouvelable
Lieu d’affectation : Lomé
MISSION GENERALE :
Le/la Responsable Logistique assure le bon fonctionnement du département logistique de l’antenne dans le respect des procédures de la Chaîne de l’Espoir et des bailleurs. Il/elle a la charge de gérer le département logistique de l’antenne sous la supervision directe du Chef de mission, avec un soutien technique du Référent Logistique pour la mise en œuvre des activités programmes.
Le/la Responsable Logistique a la charge de l’exécution des tâches suivantes :
Rôle et responsabilités principales
- Suivi Logistique de l’antenne :
- Assurer l’approvisionnement de l’antenne (support et programme) et adresse les besoins – en veillant à ce que les procédures internes de la Chaîne de l’Espoir et des bailleurs soient respectées et que les engagements soient conformes aux budgets disponibles ;
- Superviser le bon déroulement, le classement/archivage et le suivi des dossiers d’achats ;
- Veiller à ce que les bureaux disposent des équipements minimums convenables au travail des équipes, dans des conditions de sécurité optimales ;
- Superviser le parc véhicule et plus globalement suivre le fonctionnement et assurer le suivi de l’entretien des équipements rattachés au bureau pays. Il organise les mouvements de véhicules de manière hebdomadaire, en s’assurant du respect de la sécurité ;
- Veiller au stockage des biens, des équipements (support et programme) et des archives en conformité avec les procédures internes de la Chaîne de l’Espoir ;
- Appuyer l’organisation logistique des missions Santé (missions foraines, mission spécifique et séminaire DES-Chirurgie pédiatrique : transports des équipements/consommables et des personnes, réservations diverses).
- Gestion de la sécurité de l’antenne :
- Assurer la sauvegarde informatique régulière de tous les postes du bureau pays ;
- Élaborer et s’assurer de la diffusion et du respect des guides sécurité au Togo ;
- Gérer les contrats du bureau et du logement des expatriés ; S’assurer du respect de ces contrats ;
- Élaborer, mettre en place et s’assurer du respect des procédures préventives de sécurité au bureau et des expatriés : extincteur, anti-virus sur chaque poste informatique, liste d’urgence à jour et disponible à tous, malle d’urgence régulièrement alimentée ;
- Assurer le plan de sécurité de l’antenne.
- Approvisionnement et dédouanement des marchandises : Le Responsable Logistique est garant de la partie locale de la chaîne d’approvisionnement. À ce titre, il assurera :
- Participer, après analyse du contexte local, à l’organisation des différentes étapes des achats de biens et services : commande, suivi, réception, contrôle de conformité et contrôle budgétaire ;
- Maîtriser et respecter les procédures internes relatives aux achats ;
- Suivre le processus d’importation des marchandises et équipements achetés à l’international et expédiés par les équipes du siège (dédouanement, exonération, post-acheminement et stockage dans les locaux du transitaire) ;
- Organiser la livraison avec le transitaire depuis son entrepôt, en temps et en heure et au gré des besoins (respect des délais, vérification de l’adéquation des moyens de manutention, vérification des chargements et réceptions…).
- Gestion des équipements :
- S’assurer que tous les biens affectés au bureau pays sont correctement identifiés et enregistrés conformément aux procédures de la Chaîne de l’Espoir et aux règles bailleurs ;
- Assurer le bon usage et la maintenance de tous les équipements au niveau de la mission en conformité avec les procédures de la Chaîne de l’Espoir ;
- Veiller à l’identification des besoins en matière d’équipement, aide à l’élaboration des procédures d’utilisation ;
- Mettre en œuvre les outils de suivi, s’assure du bon suivi des équipements (tracking) et de l’archivage des documents ;
- Surveiller les renforcements nécessaires des équipements et conseille pour l’achat ;
- Garantir la sécurité du matériel et des données informatiques. En lien avec l’Administrateur systèmes et réseau du siège, assurer l’optimisation de l’IT locale et la diffusion des bonnes pratiques.
- Gestion des missions médicales et siège :
- Assurer l’organisation pratique et le bon déroulement des missions médicales et/ou siège, notamment liées au fonctionnement du bloc de chirurgie cardiaque : transports, hébergements, restauration etc., en lien avec le Chef de mission et dans le respect des règles de sécurité applicables.
- Reporting et la circulation de l’information :
- Partager les rapports internes et externes mensuels au chef de mission et référent Logistique Siège en respectant les délais de validation interne (rapports mensuels logistiques) ;
- Participer aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif ;
- Assurer une circulation efficace de l’information logistique aux équipes terrains ;
- Participer à la rédaction des documents de projets en apportant un appui technique (chiffrage, estimation des besoins et préparer les plans d’approvisionnement par projet de l’antenne avec les personnes concernées ;
- Participer à la rédaction des rapports bailleurs (listes d’équipements, vérification des coûts de fonctionnement) et s’assure de la bonne tenue de l’archivage des dossiers d’achat (équipements, locations, carburants…) ;
- Assurer la formation des équipes projet des associations partenaires de la CDE ;
- Participer à la préparation des pièces logistiques en vue d’éventuels audits.
PROFIL DU CANDIDAT
Formation / Expériences : Diplôme universitaire ou enseignement supérieur en Logistique et solides compétences en matière de logistique (achat, transport maritime et terrestre, gestion d’entreposage, douane, etc.). Une expérience dans la solidarité internationale et des compétences en gestion de projets et management validées par une expérience professionnelle ou une formation seront un plus. Deux (02) ans au moins d’expérience professionnelle sur un poste similaire est exigé. Une connaissance en logistique médicale est un atout.
Compétences et aptitudes :
- Adhésion aux principes humanitaires et au code d’éthique de LCDE ;
- Connaissance du fonctionnement des ONG internationales ;
- Patience, flexibilité et capacité d’adaptation ;
- Excellentes capacités d’organisation, d’anticipation et de réactivité face à l’imprévu ;
- Bonnes compétences de communication orale et écrite en français ;
- Sens pratique, gestion des opérations et forte appétence pour le terrain ;
- Rigueur, capacité d’analyse et de synthèse ;
- Maîtrise de l’outil informatique Microsoft Office Package ;
- Capacités avérées à travailler avec des collègues ;
- Gestion du stress, capacité à gérer la fatigue et à fixer des limites.
Conditions :
- Statut : CDD 01 an renouvelable ;
- Lieu : Tokoin Hôpital, Lomé.
Contenu du dossier de candidature :
- Une lettre de motivation de deux (02) pages au plus ;
- Un curriculum vitae détaillé incluant trois personnes de référence ;
- Copie des diplômes et attestations d’étude ;
- Copie des attestations d’emplois antérieurs ;
- Une copie de la carte nationale d’identité ou du passeport.
Procédures de recrutement :
- Une présélection sur dossier (seuls les candidats retenus après l’étude des dossiers seront contactés pour la suite du processus) ;
- Un test écrit ;
- Un entretien oral.
Date de dépôt des candidatures :
Les dossiers de candidatures doivent être adressés au Chef de mission Togo de La Chaîne de l’Espoir et envoyés par courrier électronique à rh.tg@chainedelespoir.org au plus tard le 27 août 2024 à 00 h 00 avec en objet du mail la mention « Recrutement d’un.e Responsable Logistique ».
N.B. : Les dossiers de candidatures seront sélectionnés au fur et à mesure de leur réception et clôturer le processus de recrutement avant la date limite de dépôt des candidatures.
