Médecins du Monde recrute pour ces 02 postes
Médecins du Monde est une association humanitaire qui soigne les populations les plus vulnérables, les victimes de conflits armés, de catastrophes naturelles, ceux et celles que le monde oublie peu à peu. Médecins du Monde conduit des actions partout dans le monde. Depuis 2010, Médecins du Monde est présent au Burkina Faso. Des 07 projets réalisés à ce jour, c’est par le renforcement des structures de santé, la mobilisation communautaire ainsi que le plaidoyer que la Mission assure son accompagnement à l’Etat Burkinabé pour le droit à la santé des populations.
Informations sur l’emploi
Titre du Poste : 02 Postes
Niveau Requis : BAC + 3
Année d’Expérience Requise : 1 an, 2 ans
Lieu du Travail : Burkina Faso
Description de l’emploi
POSTE 1 : UN(E) REFERENT.E FINANCIER.IERE
Nature et durée du contrat : Contrat à durée déterminée d’un an (01) à compter de mars 2024, avec possibilité de renouvellement.
Lieu d’affectation : Ouagadougou, avec des déplacements sur les zones d’interventions de MDM.
Equipe en place
Placé au sein de l’équipe de Coordination, le Référent Finance est sous la responsabilité hiérarchique directe du Coordinateur Financier.
Responsabilités et tâches
Assurer la gestion administrative, comptable, financière et partenariat des différents projets et de la coordination de MdM-F.
Il/Elle est responsable de la bonne tenue de la comptabilité de Ouagadougou et du respect des procédures comptables
S’assurer que toutes les dépenses effectuées sur la mission sont enregistrées dans un journal de banque ou de caisse dans le respect du plan comptable et des consignes sur l’harmonisation des libellés et des affectations budgétaires
Vérification et consolidation des journaux comptables des bases de la mission sur le territoire national : s’assurer de l’harmonisation comptable, de la bonne affectation des dépenses sur les bons projets, les bonnes lignes budgétaires, et les bons codes comptables
Contrôle des pièces comptables en accord avec les procédures de MdM-F
Informer le Coordinateur Financier de toute anomalie ou problème lié à la gestion de caisse (facture non conforme, codification, …)
S’assurer du classement et de l’archivage comptable terrain avant l’envoi de la comptabilité papier au siège
Contrôler le suivi des avances au personnel et s’assurer de leur recouvrement dans les délais en vigueur
Est responsable de la saisie des journaux extra comptables : importe les écritures siège tous les mois, les affecte et les envoie au FinCO pour validation
Vérifie l’ensemble des justificatifs papiers de tous les Partenaires de mise en œuvre (PMO) des bases et de la coordination.
Présente une situation mensuelle de suivi des avances aux partenaires et proposer des mesures en cas de retard dans le recouvrement.
Préparer les pré-audits des contrats de financement bailleurs (factures, présentation des classeurs),
Reçoit la comptabilité électronique mensuelle des administrateurs base, fait des retours sur d’éventuelles modifications et corrections à apporter.
Est l’interlocuteur direct du comptable HQ pour la comptabilité électronique,
Est responsable de la clôture comptable mensuelle de la mission
Il/Elle est responsable de la bonne gestion financière et du respect des procédures de MdM-F
S’assure de la bonne gestion des ressources financières
Exporter la comptabilité à partir de SAGA
Détecter des éventuelles erreurs d’affectation et faire des retours aux administrateurs base au cas échéant apporter les corrections nécessaires
Suivre les risques financiers, en particulier ceux attachés à l’éligibilité des pièces comptables sur la mission
Veiller à ce que les rapprochements bancaires soient effectifs tous les mois et envoi pour validation
Prépare tous les documents en cas d’audit
S’assure du respect des procédures financières internes à MdM-F et à la législation fiscale ainsi que des partenaires locaux
Veille au respect de la législation locale en matière de fiscalité (Dépôt et suivi des dossiers d’exonération et de remboursement TVA)
S’assure du respect des procédures d’achat et de l’éligibilité des dépenses
Supervise l’action des Organisations de la Société Civile (OSC) partenaires et les formations sanitaires avec le chargé de liaison communautaire et les superviseurs, collecte et vérifie leur rapport financier
Il est le point focal entre les partenaires et l’administration pour les questions administratives
Il/Elle est responsable de la bonne gestion des partenaires
Représente l’équipe administrative de Ouagadougou auprès des partenaires :
– Participe aux réunions périodiques du programme et relève les points saillants à partager avec le Finco
– Suit le recouvrement des avances aux partenaires
– Contrôle de la trésorerie des partenaires et des prévisions du rapport financier (pour toute la durée du projet)
– Participe à la relecture des MoU des partenaires et propose des solutions pour faciliter les actions de partenariat de MdM
– Appui technique/ formation sur les bonnes pratiques et procédures MdM aux partenaires terrain la coordination et sur le terrain.
Autres
Appuie le FinCo dans le Renforcement de capacités/formation équipe admin, que ce soit à Ouagadougou ou auprès d’autres bases à l’intérieur du pays,
S’assure que l’archivage physique et digital des documents comptables et administratifs est bien réalisé dont l’archivage du rapport financier et des pièces justificatives des partenaires sur Sharepoint de MdM
Assure l’intérim des Administrateurs Base en cas d’absence
Suit les évolutions et nouveautés sur la gestion comptable et fiscale des organisations à but non lucratives et conduit les changements nécessaires sur la mission
NB : Cette description concerne les responsabilités principales du poste. Elle ne constitue pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associés au poste.
Formation / Expériences
Formation supérieure bac+3 en Gestion, Comptabilité, Finances
Expérience d’une année minimum dans un poste similaire
Expérience ONG considérée comme un atout
Langues
Maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit
Compétences requises
Rigueur et capacités organisationnelles
Sens du service aux programmes
Résistance au stress et à un rythme soutenu de travail
Capacité de décider et arbitrer
Bonne communication avec son équipe et les autres services
Être force de proposition
Capable d’évaluer et développer ses collaborateurs
Travailler en équipe
Réactivité, anticipation, capacité à prendre des initiatives
Capacité et volonté de respecter des contraintes sécuritaires.
Capable de travailler sur une base aux conditions spartiates
Qualités personnelles
Maitriser Excel, SAGA et Word
Analyser les écarts significatifs entre prévisions et réalisés, les interpréter, les contextualiser
En identifier les causes et les risques, alerter
Adapter son planning en fonction des priorités et des aléas d’activités
Comprendre et identifier les cycles et procédures bailleurs de fonds institutionnels
Lire, construire et analyser un budget et un suivi budgétaire
Conduire des entretiens professionnels (recrutement, orientation…) du personnel admin
Identifier, rechercher des erreurs de paie, leurs causes et les régulariser en collaboration avec les RH
Comprendre et interpréter le cadre légal d’administration du personnel et les règles MdM
Elaborer des plans d’action et des indicateurs de suivi et résultats dans son domaine
Organiser les activités et les objectifs, répartir la charge de travail
Composition des dossiers de candidature :
– Une lettre de motivation adressée au Coordinateur Général de Médecins du monde France au Burkina Faso ;
– Un Curriculum Vitae actualisé et détaillé, avec mention de trois (3) personnes de références professionnelles d’anciens employeurs les plus récents n’ayant pas de lien de parenté avec le candidat (veuillez inclure leur adresse e-mails professionnels).
Les dossiers de candidature peuvent être déposés uniquement par courriel, à l’adresse e-mail suivante : recrutement.burkina-faso@medecinsdumonde.net avec comme objet du mail « Candidature au poste D’UN(E) REFERENT.E FINANCIER.ERE »
La date de clôture du présent avis de recrutement est fixée au 12 mars 2024 à 23H59 (GMT).
IMPORTANT
La suite du processus de ce recrutement et la sélection du candidat sont dépendantes de l’approbation finale du bailleur.
Médecins du Monde France se réserve cependant le droit, au vu de l’urgence du poste, de clôturer le processus avant la date limite de dépôt des candidatures, et aussi de n’en donner aucune suite.
N.B : Il s’agit d’un recrutement local. Aucun frais n’est donc payé pour la prise de poste.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
POSTE 2 : UN.E ASSISTANT (E) ADMINISTRATIF ET FINANCIER, KONGOUSSI
Pour soutenir la mise en œuvre de ses activités, MdM-F recherche des profils adaptés pour le recrutement d’un.e (01) Assistant (e) Administratif et Financier.
Nature et durée du contrat : Contrat à durée déterminée de neuf (09) mois à compter de avril 2024.
Lieu d’affectation : Kongoussi
Responsabilités principales :
Assurer la tenue de la caisse
– Responsable de la tenue quotidienne de la caisse en FCFA ;
– Effectue le règlement des factures après validation de l’administrateur base, conformément aux règles et procédures des bailleurs et de MdM ;
– S’assure de l’approvisionnement de la caisse et anticipe le besoin de trésorerie ;
– Procéder à la clôture journalière de la caisse : comptage physique avec l’Administrateur base et comparaison entre le comptage physique et le solde SAGA ;
– Etablir les chèques et virements pour les paiements des fournisseurs et les transmettre à l’Administrateur base pour validation et signature
Assurer la tenue de la Comptabilité
– Vérifier la conformité des pièces comptables : avant tout paiement et toute saisie dans le logiciel comptable, s’assurer que le dossier d’achat est complet, et que toutes les signatures requises sont apposées ;
– Saisie journalière dans SAGA (toutes les banques et toutes les caisses);
– Bonne tenue comptable : s’assurer de l’harmonisation comptable (libellés comptables qui doivent être clairs, concis et significatifs), de la bonne affectation des dépenses sur les bons projets, les bonnes lignes budgétaires, et les bons codes comptables et les enregistrer selon les procédures comptables MdM-F ;
– Informer l’administrateur base de toute anomalie ou problème lié à la gestion de caisse (facture non conforme, codification, …) ;
– S’assurer du classement et de l’archivage comptable pour préparer l’envoi de la comptabilité papier en capitale (impression des vouchers et photocopies des pièces comptables) après s’être assuré de la conformité de toutes les pièces comptables
Rapport mensuel et suivi comptable :
– Suivi et clôture de toutes les avances avant la fin du mois ;
– Comptage de caisse et établissement des inventaires de caisse à la fin du mois
– Etablir les états de rapprochement bancaire tous les mois ;
– Importer le fichier Excel de la comptabilité dans SAGA à la fin de chaque mois et corriger les erreurs éventuelles avant d’envoyer à l’administrateur base ;
– Traiter les paiements des impôts.
Secrétariat/Intérim
– Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local
– Organiser et coordonner l’envoi et la réception des courriers et tenir un registre des courriers (recevoir, enregistrer et distribuer les courriers entrants et assurer l’expédition et le suivi des correspondances) ;
– Garantir un archivage clair des documents administratifs, comptables et financiers : classement et organisation physique et électronique des dossiers qui doivent toujours être rangés, accessibles et organisés ;
– Assure la gestion d’accueil et la communication entre les équipes et les visiteurs :
– Accueille les visiteurs, oriente les visiteurs vers les personnes adéquates ;
– Participe à l’enregistrement administratif interne des équipes nationales et internationales auprès des autorités compétentes locales ;
– Remplace ponctuellement l’assistant RH en cas de vacance du poste de courte durée ou déplacement
NB : Cette description concerne les responsabilités principales du poste. Elle ne constitue pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des tâches et des responsabilités associés au poste.
Formation / Expériences
• De préférence un Bac+3 en gestion (sciences économiques, finances)
• Un (01) à deux (02) ans dans un poste similaire
• Expérience en ONG souhaitable
Compétences
• Bonne connaissance Français, courant (lu, parlé, écrit), Anglais/Niveau intermédiaire, Langues locales souhaitable
• Bonne Maitrise du logiciel de gestion SAGA
• Maitrise des procédures bailleurs ECHO, AFD, …
• Bonne connaissance du pack office (Word, Excel, Power Point, Outlook…)
• Rigoureux et pointu.
• Résistant au stress.
• Respectant le temps et les délais.
• Organisé.
Composition des dossiers de candidature :
– Une lettre de motivation adressée au Coordinateur Général de Médecins du monde France au Burkina Faso ;
– Un Curriculum Vitae détaillé à jour (fournir obligatoirement 3 références professionnelles d’anciens employeurs les plus récents et veuillez inclure leur adresse e-mails professionnels).
Les dossiers peuvent être déposés uniquement par courriel, à l’adresse électronique suivante : recrutement.burkina-faso@medecinsdumonde.net, avec en Objet du mail « Candidature au poste d’Assistante (e) Administratif et Financier Kongoussi ».
La date de clôture du présent avis de recrutement est fixée au 14 Mars 2024 à 23H59.
IMPORTANT
La suite du processus de ce recrutement et la sélection du candidat sont dépendantes de l’approbation finale du bailleur.
Médecins du Monde France se réserve cependant le droit, au vu de l’urgence du poste, de clôturer le processus avant la date limite de dépôt des candidatures, et aussi de n’en donner aucune suite.
N.B : Il s’agit d’un recrutement local. Aucun frais n’est donc payé pour la prise de poste.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées
